5 Consigli per Mantenere il Controllo della Carta di Credito Aziendale, la Responsabilità

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Immagine di credito: Yulia Grigoryeva / Shutterstock

Se il vostro personale utilizza carte di credito aziendali, ecco alcuni consigli per mantenere i titolari di carta di responsabile.

Le carte di credito aziendali sono uno strumento importante per molte aziende. Utilizzando la carta di credito aziendale è spesso il modo ideale per gestire le singole spese, come intrattenere clienti e business travel.

La società, tuttavia, le carte di credito sono uno dei più noti perdite di società di fondi a bad dipendente decisioni. Da semplice cattive decisioni di bilancio relative a vere e proprie frodi e furti, queste carte di creare indebite opportunità e la tentazione per i dipendenti per l’uso improprio dei fondi della società.

Fortunatamente, è possibile mantenere questi incidenti al minimo con un maggiore senso di responsabilità. Quando i vostri dipendenti sanno che ogni spesa sarà esaminato e registrato in conformità con le politiche, si sono molto meno probabilità di bisogno di una revisione in futuro. Qui ci sono cinque dei migliori pratiche per mantenere la vostra azienda della carta di credito di utilizzo a livello.

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1. Assegnare Un Utente Per Scheda

Uno dei rischi maggiori con una carta di credito aziendale è di non essere in grado di determinare chi ha fatto un fraudolenti o sospetti di carica. Questo accade più spesso quando una squadra o di un intero reparto di azioni di una singola scheda. Questo significa che chiunque con il numero, la data di scadenza e codice di sicurezza, in teoria, può effettuare una ricarica, con o senza il team manager conoscenza o approvazione.

Infatti, dipartimento di carte può anche aprire fino a ex dipendenti che ricordano ancora i dettagli. La soluzione? Assegnare le carte per le persone, non le squadre. Ogni scheda deve avere un dipendente nome su di esso e sono gli unici responsabili per come viene utilizzato. In questo modo, ogni onere è collegato direttamente ad una persona che può essere consultato e sottoposto a revisione. Quando lasciano la loro scheda è annullata. Se una nuova persona ha bisogno di accedere, ottenere una carta separata con un set di record finanziari.

2. Set di Linee guida Chiare e a Scrivere Nuove Situazioni)

Quando si tratta di dipendenti che hanno autorità spesa, il modo migliore per tenere tutti sulla stessa pagina è quello di avere un quadro chiaro di regole scritte. Si desidera definire quanto sociale, i dipendenti sono autorizzati a spendere divertente un cliente, quando essi sono autorizzati ad accettare di viaggio e pacchetti, e come è opportuno spendere per-diem bilanci. Il più delle regole definite, più sarà facile per i dipendenti di seguirli.

Naturalmente, in caso di situazioni impreviste accadere. Viaggio errori accadere che per i dipendenti a pensare sui loro piedi. E quando una discutibile spese avviene in queste circostanze, si rende conto che una guida è necessaria per aiutare i dipendenti ad affrontare una situazione simile in futuro. Sempre pronta a scrivere un nuovo spese di linee guida, con clemenza per il primo dipendente di affrontare una situazione non ben definita. Considerare di mettere insieme un facile riferimento manuale, in modo che i dipendenti possono controllare la loro situazione prima di prendere una decisione o di chiamata per l’orientamento.

3. Garantire Che il Cliente le Spese di Partita, una Timeline

Pagare per il cliente le spese è assolutamente necessario per un numero di conto a base di occupazioni. I membri del team che sono incaricati delle relazioni con i clienti devono essere in grado di prendere i clienti a pranzo e altrimenti farli divertire, e spesso a pagare per le spese di viaggio. Questo significa che hanno bisogno di un ragionevolmente a mano libera con le spese, ma questo crea anche la tentazione di “sfoggiare” un po ‘ su cose che la società potrebbe non approvare, come il personale dell’hotel aggiornamenti, divertente, romantico partner e sconsigliabile la festa.

La chiave di responsabilità con questo tipo di carta di credito aziendale è una linea temporale. Assicurarsi che i dipendenti che intrattengono i clienti possono scrivere un report chiaro di come hanno intrattenuto i clienti e che ogni spesa sulla carta di pagamento. Se le notizie non corrispondono, il controllo è il passo successivo.

4. Avere una Chiara, Coerente Piano per la Gestione di Problemi

Essere pronti a gestire le emergenze e situazioni inaspettate come fare. Molti dipendenti fanno errori con la società della carta quando si devono risolvere i problemi autonomamente. Manca un volo, alla scoperta di un noleggio di auto non riservati, di trattare con un cliente che richiede l’eccesso di spesa.

Se è possibile, avere un piano per la gestione di imprevisti e di situazioni di controllo prima del loro accadere. Le politiche sono un buon posto per iniziare, ma è possibile anche una guida in linea che viaggia o per intrattenere i clienti possono chiamare in qualsiasi momento per aiutare. Travel manager o di un servizio e di un direttore finanziario che sono disponibili per situazionale consultazioni possono aiutare i vostri dipendenti della società di carta di decisioni nel momento.

Se, invece, vi è evidenza di una carta di uso improprio, di essere molto attenti quando e come si sceglie di punire i dipendenti che superare i propri limiti con la carta dell’azienda. Lasciate che la punizione adatta reato. Essere indulgenti su comprensibile errori e rigorosa circa l’evidente abuso di questo privilegio.

Inoltre, essere trasparente come si può permettersi di essere, in modo che gli altri membri del team possono vedere come è attentamente indirizzo problematiche contabili. In questo modo sarà più facile per i dipendenti a segnalare i propri errori e venire da te quando sono preoccupato un collega è abusare del loro carta di credito, senza la paura di irragionevoli conseguenze.

 

5. Non Esitate a Indagare

Quando si tratta di responsabilità finanziaria, la tenuta dei registri è di fondamentale importanza. Non importa quanto ti fidi del tuo team e di come indulgente che si desidera essere, dopo aver pulito i record finanziari non dovrebbe male a qualcuno che è al di sopra di bordo sulle loro spese. Questo significa che per ogni azienda della carta di credito di spesa, ci dovrebbe essere una chiara e ben definita, spiegazione.

Iniziare facendo una politica di scrivere un report ogni volta che la carta viene utilizzata. Proprio come la polizia di scrivere un report per ogni volta che non sono a fuoco con le loro armi, non punitivo quando è la procedura standard. E, se qualcosa non immediatamente linea sulla carta, non esitate a indagare. Chiedere al titolare della carta per scrivere una chiara relazione, spiegare le circostanze insolite, o audit, se è necessario. È sempre meglio sapere.

 

Mantenere la carta di credito corporate account sul livello richiede una combinazione di politiche scritte, la tenuta dei registri e di esperti di gestione. Quando i vostri dipendenti sanno esattamente quando e come essi sono autorizzati a usare le loro carte, ognuno avrà un tempo più facile usando le loro carte correttamente senza errori o la tentazione di sfoggiare senza autorizzazione.