5 Tipps, die Kontrolle zu Behalten der Firmen-Kreditkarte Rechenschaftspflicht

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Image credit: Julia Grigorjewa / Shutterstock

Wenn Ihre Mitarbeiter nutzt Unternehmen Kredit Karten, hier sind ein paar Tipps für die Aufbewahrung card-Inhaber zur Rechenschaft gezogen.

Corporate Kreditkarten sind ein wichtiges Instrument für viele Unternehmen. Mit der Firmen-Kreditkarte ist oft der ideale Weg, um zu verwalten, individuelle Kosten wie unterhaltsam Kunden-und business-Reisen.

Allerdings, Unternehmen, die Kreditkarten sind auch eine der berüchtigten Lecks der Unternehmen Mittel bis schlecht mitarbeiterentscheidungen. Vom einfachen bad Budgetierung Entscheidungen zu regelrechter Betrug und Diebstahl, diese Karten zu erstellen, die unangemessene Chance und Versuchung für die Mitarbeiter, Missbrauch betrieblicher Mittel.

Glücklicherweise können Sie diese Vorfälle auf ein minimum mit erhöhter Rechenschaftspflicht. Wenn Ihre Mitarbeiter wissen, dass alle Kosten werden untersucht und aufgezeichnet, die gemäß der bestehenden Politik, Sie sind viel weniger wahrscheinlich zu müssen, um ein audit in die Zukunft. Hier sind fünf der besten Praktiken für die Aufbewahrung Ihrer Firma Kredit-Karten-Nutzung auf der Ebene.

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1. Weisen Sie Einem Benutzer Pro Karte

Eines der größten Risiken, die mit einer Firmen-Kreditkarte ist nicht in der Lage zu bestimmen, wer hat eine betrügerische oder verdächtige Ladung. Dies geschieht am häufigsten, wenn ein team oder eine ganze Abteilung teilt eine einzige Karte. Dies bedeutet, dass jemand mit der Nummer, Ablaufdatum und security code kann theoretisch eine Gebühr-mit oder ohne team manager wissen oder Zustimmung.

In der Tat, der Abteilung Karten können auch öffnen Sie Sie bis zum letzten Mitarbeiter, der noch an Einzelheiten erinnern. Die Lösung ist? Ordnen Sie die Karten, um die Menschen, nicht die teams. Jede Karte sollte ein Mitarbeiter den Namen drauf und Sie sind allein dafür verantwortlich, wie es verwendet wird. Auf diese Weise ist jede Ladung wird direkt auf eine person, die konsultiert werden kann und geprüft. Wenn Sie verlassen, Ihre Karte ist abgebrochen. Wenn eine neue person braucht, zugreifen, erhalten Sie eine separate Karte mit einem separaten Satz von finanziellen Aufzeichnungen.

2. Setzen Sie Klare Richtlinien (und Schreiben Neue Situationen Entstehen)

Wenn es um die Mitarbeiter, die Ausgaben der Behörde, der beste Weg, um alle auf der gleichen Seite ist eine klare schriftliche Regeln. Sie definieren möchten, wie viel sozial die Mitarbeiter berechtigt sind, verbringen unterhaltsam client, wenn Sie erlaubt sind, zu akzeptieren, Pauschalreise Angebote, und wie es angemessen ist, zu verbringen, pro-diem-budgets. Je mehr Regeln, die Sie definiert haben, desto leichter wird es sein für die Mitarbeiter, Ihnen zu Folgen.

Natürlich, unerwartete Situationen passieren. Reise Fehler passieren und die Mitarbeiter haben, um auf Ihre Füße zu denken. Und wenn ein fragwürdiges Kosten erfolgt in diesen Fällen merkt man, dass eine neue Richtlinie ist notwendig, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigen mit einer ähnlichen situation in der Zukunft. Immer bereit sein, zu schreiben, eine neue Ausgaben-Richtlinie, mit Nachsicht für den ersten Mitarbeiter zu begegnen, eine Undefinierte situation. Betrachten Sie die Zusammenstellung eines einfach-zu-Referenz-Handbuch, so dass die Mitarbeiter können prüfen, Ihre situation, bevor Sie eine Entscheidung oder ruft nach Führung.

3. Sicherzustellen, Dass die Client-Ausgaben Entsprechen einer Zeitleiste

Die Zahlung für den Kunden Kosten ist absolut notwendig, für eine Reihe von Konto-basierten berufen. Ihre team-Mitglieder, die in Höhe von Kundenbeziehungen brauchen die Fähigkeit, mit Kunden zum Mittagessen und sonst zu unterhalten, und oft zahlen Sie für Ihre eigenen Reisekosten. Das bedeutet, Sie brauchen eine einigermaßen freie hand Kosten, aber so entsteht auch die Versuchung, zu “protzen” ein wenig auf die Dinge, die Unternehmen könnten nicht einverstanden, wie z.B. persönliche hotel-upgrades, unterhaltsam romantischen Partner und unvernünftig Feiern.

Der Schlüssel, um die Rechenschaftspflicht mit dieser Art von Firmen-Kreditkarte ist eine Zeitleiste. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter, die den Kunden unterhalten kann, schreiben einen klaren Bericht, wie Sie unterhalten die Kunden und was die jeweils Kosten über die Karte bezahlt. Wenn die Berichte nicht übereinstimmen, wird ein audit ist der nächste Schritt.

4. Haben einen Klar umrissenen Plan für den Umgang mit Problemen

Bereit sein, zu behandeln die Notfälle und unerwartete Situationen, wie Sie nicht kommen. Viele Mitarbeiter machen Fehler mit der Firma Karte, wenn Sie haben, um Probleme zu lösen auf Ihre eigenen. Fehlt ein Flug, entdecken Sie ein Mietwagen war nicht reserviert, Umgang mit Kunden, die Forderungen Mehrausgaben.

Wenn Sie können, haben Sie einen plan für den Umgang mit der unerwarteten und out-of-control-Situationen, bevor Sie passieren. Richtlinien sind ein guter Anfang, aber Sie möchten vielleicht auch eine Hilfe-Zeile, dass Reisen oder unterhaltende Klienten können Aufruf an alle mal für die Hilfe. Ein travel manager oder service und ein Finanz-manager, die für eine situative Beratungen können Ihren Mitarbeitern helfen, die richtigen unternehmenskarte Entscheidungen im moment.

Wenn auf der anderen Seite gibt es Hinweise auf kartenmissbrauch, sehr vorsichtig sein, Wann und wie Sie wählen, um die Disziplin der Mitarbeiter, die überschreiten Ihre Grenzen mit der Firma Karte. Lassen Sie die Strafe passt das Verbrechen. Nachsichtig über Fehler verständlich und streng über eklatante Missbrauch der Privilegien.

Außerdem werden so transparent, wie Sie es sich leisten können so zu sein, dass die anderen Mitglieder des Teams sehen können, wie sorgfältig Sie die Adresse Fragen der Rechnungslegung. Dadurch wird es einfacher für die Mitarbeiter, berichten über Ihre eigenen Fehler und kommen zu Ihnen, wenn Sie befürchten, dass ein Mitarbeiter missbrauchen Ihre Karte, ohne Angst zu unangemessenen Folgen.

 

5. Zögern Sie nicht, zu Untersuchen,

Wenn es um finanzielle Rechenschaftspflicht, zur Aufbewahrung von größter Bedeutung. Egal, wie viel Sie Vertrauen Ihr team und darüber, wie nachsichtig Sie sein möchten, das saubere Finanzdaten sollte nicht Schaden wer ist über-Bord über Ihre Ausgaben. Dies bedeutet, dass für jedes Unternehmen die Kreditkarte Kosten, es sollte eine klare und gut definierte Erklärung.

Starten Sie, indem Sie eine Politik, um einen Bericht zu schreiben jedes mal, wenn die Karte verwendet wird. Genau so wie die Polizei einen Bericht schreiben für alle Zeit, die Sie haben, um Feuer Ihre Kanonen, es ist nicht abschreckend, wenn es standard-Verfahren. Und wenn etwas nicht sofort auf Papier haben, zögern Sie nicht, zu untersuchen. Bitten Sie den Karteninhaber, zu schreiben, ein klarer Bericht, erklären die außergewöhnlichen Umstände, oder Revision, wenn Sie müssen. Es ist immer besser zu wissen.

 

Halten Sie corporate credit-Karte-Konten auf dem Niveau erfordert eine Kombination von gut geschriebenen Richtlinien, Buchführung und professionelles management. Wenn Ihre Mitarbeiter genau wissen, Wann und wie Sie berechtigt sind, verwenden Sie Ihre Karten, jeder wird es leichter haben, mit Ihren Karten korrekt und ohne Fehler oder der Versuchung zu protzen, ohne Erlaubnis.