5 Tips voor het Houden van de Controle van de Creditcard van het Bedrijf Verantwoording

0
18

Image credit: Yulia Grigoryeva / Shutterstock

Als uw medewerkers maakt gebruik van creditcards van het bedrijf, hier zijn een paar tips voor het houden van card-houders van verantwoording.

Corporate credit cards zijn een belangrijk hulpmiddel voor veel bedrijven. Met behulp van de creditcard van het bedrijf is vaak de ideale manier voor het beheren van individuele kosten zoals leuke klanten en zakelijke reizen.

Echter, bedrijf credit cards zijn ook een van de meest beruchte lekken van de onderneming geld te slechte werknemer besluiten. Van eenvoudige slechte budgettering besluiten tot regelrechte fraude en diefstal, deze kaarten geven een onnodige gelegenheid en verleiding voor de werknemers om misbruik van de onderneming geld.

Gelukkig, kunt u deze incidenten tot een minimum met een grotere verantwoordelijkheid. Wanneer uw medewerkers weten dat alle kosten zullen worden onderzocht en geregistreerd overeenkomstig het bestaande beleid, bent u waarschijnlijk veel minder behoefte aan een audit in de toekomst. Hier zijn vijf van de beste praktijken voor het houden van uw bedrijf creditcard gebruik op het niveau.

Noot van de redactie: op Zoek naar de juiste boekhouding software voor uw bedrijf? Vul de onderstaande vragenlijst in om onze leverancier partners contact met u opnemen over uw behoeften.

 

1. Wijs Een Gebruiker Per Kaart

Een van de grootste risico ‘ s met een creditcard van het bedrijf is niet in staat om te bepalen wie heeft een frauduleuze of verdachte lading. Dit gebeurt meestal wanneer een team of een hele afdeling deelt een enkele kaart. Dit betekent dat iedereen met het nummer, de vervaldatum en de beveiligingscode in theorie kan een toeslag — met of zonder de team manager medeweten of goedkeuring.

In feite, afdeling kaarten kunt zelfs je verleden werknemers die herinneren zich nog de details. De oplossing is? Het toewijzen van kaarten naar de mensen, niet de teams. Elke kaart moet een werknemer zijn naam erop, en zij zijn als enige verantwoordelijk voor hoe het wordt gebruikt. Op deze manier enige kosten direct gekoppeld is aan een persoon die kan worden geraadpleegd en gecontroleerd. Als ze vertrekken, hun kaart is geannuleerd. Als u een nieuwe persoon moet toegang krijgen ze een aparte kaart met een eigen set van financiële administratie.

2. Stel Duidelijke Richtlijnen en Schrijven in Nieuwe Situaties Ontstaan)

Als het gaat om de werknemers die de besteding van autoriteit, de beste manier om te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina is een duidelijk geheel van geschreven regels. U wilt definiëren hoe veel sociale werknemers mogen besteden vermakelijke een cliënt, wanneer ze worden toegestaan om te accepteren travel package deals, en hoe het is passend te besteden per diem budgetten. De regels die u hebt gedefinieerd, hoe makkelijker het zal zijn voor de medewerkers om hen te volgen.

Natuurlijk, onverwachte situaties voorkomen. Reizen fouten gebeuren en medewerkers denken over hun voeten. En wanneer een twijfelachtig lasten zich in deze omstandigheden, realiseer je je dat er een nieuwe richtlijn nodig is om werknemers te helpen omgaan met een soortgelijke situatie in de toekomst. Altijd klaar om te schrijven een nieuwe uitgaven richtlijn, met clementie voor de eerste werknemer bij het optreden van een bepaalde situatie. Overweeg het vormen van een easy-to-reference handbook zodat medewerkers hun situatie alvorens een besluit te nemen of te bellen voor advies.

3. Zorg ervoor Dat de Klant de Kosten Overeenkomen met een Tijdlijn

Betalen voor client kosten is absoluut noodzakelijk voor een aantal van account-gebaseerde beroepen. Uw teamleden die verantwoordelijk zijn relatie met de klant moet de mogelijkheid om klanten uit om te lunchen en anders vermaken, en vaak betalen hun eigen reis-en verblijfskosten. Dit betekent dat ze nodig hebben om een redelijk vrije hand met kosten, maar ook dit maakt de verleiding om “uitgeven” een beetje op de zaken die de onderneming niet zou goedkeuren, zoals persoonlijke hotel upgrades, onderhoudende romantische partners en ontraden feesten.

De sleutel tot het afleggen van verantwoording met dit soort creditcard van het bedrijf is een tijdlijn. Zorg ervoor dat uw werknemers die vermaken klanten kunnen schrijven van een duidelijk verslag van hoe zij vermaakt de klanten en wat iedere uitgave op de kaart betaald. Als de rapporten niet overeenkomen, wordt een audit is de volgende stap.

4. Een Duidelijke, Consistente Plan voor het Omgaan met Problemen

Klaar voor het verwerken van de nood en de onverwachte situaties zoals zij doen komen. Veel medewerkers maken fouten bij het bedrijf kaart hebben om problemen op te lossen op hun eigen. Het missen van een vlucht, het ontdekken van een huurauto was niet gereserveerd, de omgang met een cliënt die vraagt te veel geld uitgeven.

Als je kunt, hebben een plan voor het omgaan met het onverwachte en out-of-control situatie voordat ze gebeuren. Beleid is een goede plek om te beginnen, maar je wilt misschien ook een hulp lijn die reizen of een klant mee naartoe kunt bellen op alle tijden helpen. Een travel manager of service en een financieel manager die beschikbaar zijn voor situationele overleg kunnen helpen uw medewerkers maken het juiste bedrijf kaart beslissingen in het moment.

Als, aan de andere kant is er het bewijs van de kaart misbruik, heel voorzichtig zijn over wanneer en hoe u ervoor kiezen om discipline werknemers die buiten hun grenzen met de company card. Laat de straf passen bij de misdaad. Mild over begrijpelijke fouten en strikte over het schaamteloze misbruik van het voorrecht.

Ook, zo transparant als je kunt veroorloven om te worden zodat de andere leden van het team kunt zien hoe u zorgvuldig adres boekhoudkundige problemen. Dit maakt het makkelijker voor medewerkers om hun eigen fouten te maken en naar je toe komen wanneer ze zich zorgen van een collega is het misbruik van de kaart zonder de angst van onredelijke gevolgen.

 

5. Aarzel niet om te Onderzoeken

Als het gaat om de financiële verantwoording, het bijhouden van het grootste belang is. Geen kwestie hoeveel vertrouwen u hebt in uw team en hoe soepeler je wilt zijn, het hebben van schoon financiële administratie moet niet iemand kwaad gedaan die boven-raad over hun uitgaven. Dit betekent dat voor elk bedrijf credit card kosten, er moet een duidelijk en goed gedefinieerd uitleg.

Begin met het maken van het beleid om een verslag te schrijven iedere keer als de kaart wordt gebruikt. Net als hoe de politie het schrijven van een verslag voor elke keer dat ze hun geweren af te vuren, het is niet bestraffende als het standaard procedure. En als er iets niet direct line-up op papier, aarzel dan niet om te onderzoeken. Vraag de card-houder tot het schrijven van een duidelijker rapport, verklaren de bijzondere omstandigheden, of audit als u wilt. Het is altijd beter om te weten.

 

Het houden van corporate credit card rekeningen op het niveau vereist een combinatie van goed geschreven beleid, administratie en deskundig beheer. Wanneer uw medewerkers precies weten wanneer en hoe zij zijn bevoegd tot het gebruik van hun kaarten, iedereen zal een gemakkelijkere tijd het gebruik van hun kaarten goed zonder fouten of de verleiding om je onder te dompelen zonder toestemming.