Proteggersi: LegalZoom Avvocato viene descritto Come proteggere il Vostro Business Da Potenziali Cause

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Foto per gentile concessione di Chas Rampenthal

LegalZoom consiglio generale Chas Rampenthal discute di questioni riguardanti le risorse umane, compreso il motivo per cui i manuali degli impiegati sono importanti e come evitare di aprire il vostro business fino alle cause.

Se non è fornire un manuale degli impiegati, prendendo le giuste precauzioni per tutelare i dati personali, o a seguito di un protocollo di comunicazione durante l’assunzione e il licenziamento dei processi, le aziende che non seguono alla lettera la legge, si aprono fino a una montagna di guai.

Come LegalZoom consiglio generale dal 2003, Chas Rampenthal ha una visione unica in quello che le imprese si trovano di fronte da un HR e punto di vista legale. Nel suo ruolo, Rampenthal porta LegalZoom iniziative legali, rapporti con il governo e di sviluppo aziendale (contratti, di fusioni e acquisizioni), e progetti di investimento. Egli sovrintende anche il portafoglio di prodotti legali, con un focus sulla qualità del prodotto.

Prima di entrare in LegalZoom, Rampenthal stato partner Belanger e Rampenthal LLC, nonché socio di Testa, Hurwitz & Thibeault LLP e Thelen Reid & Sacerdote LLP.

Recentemente abbiamo avuto la possibilità di parlare con Rampenthal su una varietà di questioni riguardanti le risorse umane, compreso il motivo per cui i manuali degli impiegati sono importanti, ciò che dovrebbe essere incluso in loro, e come per assicurarsi di non aprirsi a una questione giuridica, quando assumere e licenziare i dipendenti. Inoltre, abbiamo chiesto a lui un po ‘ di fuoco rapido domande circa la tecnologia, la sua carriera e i consigli che ha ricevuto nel corso degli anni.

D: Perché le piccole imprese hanno bisogno di un manuale degli impiegati? Quali vantaggi offre?

A: Datori di lavoro di qualsiasi dimensione dovrebbe avere un manuale degli impiegati, che si tratti di una società con una manciata di dipendenti o migliaia. Un documento riassuntivo delle politiche aziendali e previsto codici di condotta in grado di risolvere le controversie prima che si verifichino e proteggere non solo l’azienda, ma anche dipendenti da eventuali problemi legali. Se un datore di lavoro non si trovano in una lite con un dipendente, un manuale che può essere un efficace mezzo di prova da presentare.

A parte la protezione da questioni legali, manuali può mostrare una società globale missione, i valori e la cultura, mentre anche servire come una guida per ciò che ci si aspetta di dipendenti e i diversi vantaggi offerti loro dalla società e di governo. Una recente ricerca da LegalZoom scoperto che 1 a 13 persone non sanno quali risorse sono a disposizione per loro nella loro attuale lavoro. Manuali per i dipendenti in grado di fornire informazioni e di più in un unico luogo.

Manuali anche lasciare che i dipendenti sanno che possono rivolgersi in caso di dubbi o domande, e come in modo sicuro e confidenziale segnalare eventuali problemi delicati. Lo stesso LegalZoom rapporto di ricerca ha trovato che meno di un quarto (24 per cento) dei dipendenti è un modo per in forma anonima presentare un reclamo. Ben predisposto il manuale del dipendente deve includere il corso di azione per la segnalazione di reclami e contribuire ad alleviare qualsiasi dipendente incertezza.

È importante per ogni azienda di avere un manuale degli impiegati non solo di fornire chiare e accessibili informazioni azienda per i propri dipendenti, ma anche per proteggersi da possibili problemi legali.

A: Gli elementi chiave sono:

  1. I diritti e gli obblighi federali, statali e locali, le leggi sul lavoro. È fondamentale sufficientemente dettaglio applicabile diritti e obblighi del lavoratore e azienda, ai sensi dell’federali, statali e locali, le leggi sul lavoro. Se un’impresa ha dipendenti in più di uno stato, manuali sarà probabilmente bisogno di essere regolato per ogni stato, con i dipendenti.

    Importanti informazioni sul manuale include pari opportunità e non discriminazione politiche di compensazione dei lavoratori, e assicurazione contro la disoccupazione. Il Dipartimento del Lavoro fornisce un quadro federale di risorse per queste specifiche leggi.

  1. Presa di forza politica. Non solo un manuale di delineare una azienda in vacanza e politica, tra cui come tempo di vacanza è guadagnato e se i giorni non utilizzati riporto nel nuovo anno fiscale, ma dovrebbe anche spiegare come programmare il tempo libero e tutti i giorni di vacanza.

    Una sezione che riguarda il tempo paid fuori politiche è anche un buon posto per discutere di argomenti correlati, come il congedo per malattia, vacanze osservato dalla società, e meno comuni i casi come il congedo parentale, medico della famiglia e il congedo per servizio militare.

  1. Il comportamento dei dipendenti. Ci sono le basi per la copertura di qui, come la partecipazione politica e pause per i pasti o i periodi di riposo, ma il manuale norme in materia di comportamento dei dipendenti può anche descrivere tutto, dai codici di abbigliamento di aspettative su come mantenere il vostro personal desk area pulita.

    Forse ancora più importante quando si definisce il corretto comportamento del personale di affrontare le politiche della società in tutto molestie e anti-discriminazione. Delineare politiche chiare per questioni come l’ufficio di molestie o discriminazioni, può aiutare a proteggere un datore di lavoro che le azioni di offendere i dipendenti e fornire quelli sul lato di ricezione di tale comportamento con una guida per aiutarli alert azienda. Essere sicuri di includere una guida sulla risoluzione dei conflitti e informazioni su dove cercare aiuto o di fare un reclamo deve molestie persistenti.

  1. Le informazioni del libro paga. È importante precisare il ciclo di pagamento per i dipendenti. Questo include se sono pagati su un settimanale o bisettimanale, diretta opzioni di deposito e altri elementi come ore di lavoro straordinario di ammissibilità e grado di pagare struttura.

I datori di lavoro devono mettere in chiaro che il manuale del dipendente non è un contratto di lavoro e non garantisce occupazione per qualsiasi quantità di tempo. I datori di lavoro dovrebbero anche specificare che le loro politiche sono soggette a variazioni dovute a modifiche legislative o modificate le procedure aziendali o benefici.

Q: Come si può fare per garantire che il vostro i dipendenti a capire che cosa c’è nel manuale degli impiegati?

R: È difficile per assicurarsi che un dipendente effettivamente ricorda tutto in manuale. Un nuovo dipendente può leggere un manuale degli impiegati, il loro primo giorno e non pensare mai a meno che non si verifichi un problema.

E ‘ intelligente per i datori di lavoro per ottenere un contratto scritto per il manuale di norme che richiedono una firma su di un dipendente di riconoscimento pagina. La firma si rivela un dipendente ha letto e compreso le politiche delineate all’interno del manuale.

Il riconoscimento deve essere stato che il dipendente capisce è loro la responsabilità di seguire il delineato politiche. Inoltre, importanti politiche per i dipendenti dovrebbero essere rafforzati in persona o online formazione – alcuni dei quali sia obbligatoria per legge.

Q: Datori di lavoro, tenere un sacco di record sui propri dipendenti. Quali sono i passi da piccole imprese di essere a prendere per proteggere i loro dipendenti’ di privacy?

A: i Datori di lavoro hanno una grande responsabilità di proteggere i loro dipendenti le informazioni personali. Questo può essere una sfida per le piccole imprese che non hanno le stesse risorse di una grande azienda. Non fare nulla non è un’opzione – anche molto piccoli datori di lavoro dovrebbe intenzione di fare un passo alla volta e seguire un piano ragionevole.

Come minimo, i datori di lavoro devono disporre di un sistema in forma di software protetti da password per i dati elettronici. Da lì, i datori di lavoro devono limitare l’accesso a tali e-file. Leggi in materia di Privacy, tra cui la privacy dei dipendenti, sono complicate e cambiando rapidamente, e i datori di lavoro potrebbero voler consultare un avvocato sull’argomento.

Un altro vantaggio è che per tutelare i dati personali, alcune aziende stanno offrendo finanziari, programmi di benessere che include il credito di monitoraggio e di protezione dal furto di identità.

A:il Primo e più importante, un business deve avere un Numero di Identificazione Datore di lavoro (EIN) prima di assumere dipendenti. L’IRS richiede che l’unico numero a nove cifre per gli scopi di imposta.

Importante è anche un’accurata descrizione del lavoro la posa di tutte le aspettative. Le aziende devono assicurarsi che tutti i partecipanti al processo di assunzione sono addestrati su domande appropriate. No decisioni di assunzione deve essere effettuata sulla base di criteri discriminatori, e gli intervistatori dovrebbero evitare domande che desse informazioni sulla razza, stato di salute, religione, sesso, etc.

Una volta che il noleggio è fatto, i datori di lavoro devono comunicare l’assunzione al loro stato di lavoro di agenzia. Da lì, le imprese devono richiedere eventuali nuove assunzioni di compilare tutti i legali a livello federale e documenti fiscali come I-9, W-4 e altre forme. C’è, inoltre, può essere ritenuta fiscale moduli dal governo locale in cui l’impresa opera. È importante guardare in tali anche quando assunzione di un nuovo dipendente. Per proteggere sia il datore di lavoro e dipendente, le imprese devono avere un contratto di lavoro che elenca i termini esatti dell’occupazione.

Qualcosa da tenere a mente è l’ottenimento di assicurazione di compensazione dei lavoratori. I requisiti variano da stato a stato, ma la maggior parte degli stati richiedono di assicurazione.

Un’altra tecnica che può inciampare per i proprietari di affari sia correttamente la classificazione dipendenti per finalità di leggi di straordinario. Improprio di classificazione è uno dei maggiori problemi che affliggono le aziende di tutto il paese. Classificazione non solo pone le imprese legali potenziali acqua calda, ma li apre conseguenze finanziarie.

A: Ci sono alcune situazioni che richiedono una risoluzione immediata, come rubare i beni della società per guadagno personale o di un problema di sicurezza come fisicamente abusivo dipendente. È in casi come questi, in cui manuali per i dipendenti sono utili per evitare illecito risoluzione cause.

Se siete un po ‘ indietro sul tuo manuale, essere sicuri di parlare con un buon avvocato prima di fare un knee-jerk decisione di fuoco. Quando è necessario, essere sicuri di raccogliere tutti i vostri fatti e creare un record che si può accedere in caso di una querela. Se l’applicazione della legge è coinvolto, o dovrebbe essere, assicurarsi che si cooperare pienamente con le indagini.

In altri casi di cessazione, come per la partecipazione o la prestazione, è buona pratica per eseguire ulteriori passaggi prima di lasciare un impiegato andare. Primo, i datori di lavoro devono documentare eventuali violazioni delle norme o delle scarse prestazioni. Quando si tratta di non soddisfare gli obiettivi di vendita, o in mancanza di attenzione per i dettagli, una conversazione, non è sufficiente. Eventuali problemi devono essere redatte per iscritto e riconosciuto da parte del dipendente in questione. Può anche essere utile per fornire ai dipendenti piani di miglioramento o di metterli sull’avviso. Questo può eliminare qualsiasi pretesa da terminati i dipendenti che essi non sapevano che stavano facendo qualcosa di sbagliato.

Infine, impostare un privato di terminazione incontro e di essere breve. È meglio per renderlo il più indolore possibile per entrambe le parti. Essere sicuri di toccare finale paga e benefici informazioni in questo incontro troppo.

Q: in caso di piccole imprese condotta HR verifiche di conformità per garantire che non stanno mancando qualsiasi tasto politiche? Come spesso si deve, le verifiche condotte?

Un: Routine HR verifiche di conformità può aiutare a evitare HR mal di testa, ma per le piccole imprese, questo non può essere un’opzione. Questo non significa che essi sono esenti dal loro svolgimento. Ci sono un sacco di passaggi piccole imprese possono adottare per completare le attività di audit sulle loro proprie, come la regolazione del campo di applicazione dell’audit per affrontare i diversi aspetti di conformità delle risorse umane, come il libro paga e documenti fiscali o discriminatorie pratiche di assunzione.

Quando alla ricerca di punti molto specifici, a un controllo per una piccola impresa può richiedere un minimo di un paio di ore. Le piccole imprese possono ottenere anche con la condivisione di revisione risultati in un incontro con i proprietari, i top manager e HR, considerando che le grandi aziende di solito compilare HR verifiche in grandi rapporti.

Q: Che pezzo di tecnologia potrebbe vivere senza?

R: Personalmente, si tratta di uno smartphone. Potrebbe sembrare ovvio, ma essere in grado di accedere a e-mail, file, calendario e altre informazioni importanti, consente a noi tutti di essere il più efficace ed efficiente, ovunque vi capita di essere.

Io tendo a viaggiare molto, in modo da avere che, nel palmo della mia mano cambia il gioco. Inoltre, mi permette di rimanere in contatto con la mia famiglia quando sono lontano. Con video chat e capacità, posso parlare per i miei figli, chiedere il loro giorno e la connessione con la mia famiglia, anche quando sono lontano, o le cose sono frenetici.

Q: che Cosa è il pezzo migliore della carriera di consigli che hai ricevuto?

A: Prima di diventare un avvocato, quando ero nel settore dell’Aviazione Officer Candidate School in Marina, il capo istruttore, un salate Marine master sergente, mi ha detto e molti dei miei compagni di classe, “non preoccuparsi di ottenere tutto perfetto. Tutto non sarà. Preoccuparsi di quello che potrebbe mantenere il sole da in arrivo per domani – che la pena preoccuparsi. Che vale la perfezione.”

Al momento, non credo che ho ottenuto. Più tardi, quando mi sembrava di volare, ha iniziato ad avere un senso. Anche più tardi, come un nuovo avvocato, la pressione per rendere perfetto il tutto è enorme. Ma non dovrebbe essere. Ciò che facciamo è estremamente importante e merita i nostri migliori sforzi. Ma non può essere perfetto, in modo da uccidere se stessi inseguendo quel drago non è quasi mai necessario.

Un secondo vicino è stato quando un amico mi ha detto di godere di scuola di legge; per fare amicizie e relazioni. Certo, i voti sono importanti, ma una volta che sono al di fuori della scuola, in classe amici finirà per essere il fondamento della vostra carriera professionale. In generale, questo è vero; di essere in grado di andare d’accordo con gente che va un lungo cammino verso la costruzione di fiducia, se con un potenziale cliente, il CEO di, di un partner o di un junior associate.

Q: Qual è il miglior libro o un blog hai letto di recente?

A: non credo di concentrarsi su un determinato blog. Faccio finire su qualche legale blog attraverso Twitter. Jae Um feed Twitter è particolarmente approfonditi, come lo sono le sue riflessioni sul suo Sei Parsec sito (non proprio un blog, però).

Mi piace Mark Cohen Legale Mosaico, Giordania Furlong è Law21 e pochi altri. Io tendo a prendere “legale futuristi” con un grano di sale e focus on – credo che tu li chiamerei “presente-sti” – le persone che stanno parlando di quello che la professione legale dovrebbe fare ora, non in 10 anni. È molto più divertente parlare di mese successivo rispetto a pochi anni da oggi.

Q: Qual è il rischio più grande che hai preso professionalmente? Lo ha fatto pagare?

A: mi è veramente piaciuto essere un pilota. Aveva un grande equilibrio tra arte e scienza. Quando ho deciso di cambiare e andare a scuola di legge nel mio 20s tardi, è stato un azzardo. Gli avvocati tendono ad essere avverso al rischio e, quindi, saltando da una solida vita di LegalZoom era un rischio, anche se è stato calcolato.

Quando mi sono iscritto nel 2003, l’azienda aveva solo 40 dipendenti. Non aveva idea che sarebbe decollato come ha fatto. Quindici anni più tardi, e io sono una parte di una azienda che mi piace molto, con una missione che ho profondamente a cuore. Mi sento estremamente fortunato di sicuro. Payoff? Credo che dovrò farvi sapere, ma cercando piuttosto sorprendente finora.